Okullar İçin Doğrudan Temin Programı ve EKAP işlemleri (Sade ve Basit Anlatım)

 

MYS V2 DE ÖNCELİK SIRASI:

1-HARCAMA EKLEME

2-FATURA VE FİYAT TEKLİFLERİNİ ALMA

3-TKYS üzerinden TİF oluşturma, VİF oluşturup gönderme

4-E-BELGE İŞLEMLERİNDEN VİF'i uygun olan HARCAMA ile ilişkilendirme

5-HARCAMA İŞLEMLERİ'nden ilgili harcamaya tik konur "ÖDEME TALEBİ OLUŞUR." bölümünden ilgili VİF seçilir. "ÖDEME TALEBİ OLUŞTUR." denilir.

6-ÖDEME İŞLEMLERİ/ÖDEME TALEBİ İŞLEMLERİ/ilgili ödeme tik atılır üstte "ÖDEME EMRİ BELGESİ OLUŞTUR" seçilir. Gelen sayfa doldurulur.

7-ÖDEME EMRİ DETAYI ekleme / Burada analitik bütçe rehberinden uygun ödenek seçilir. Kesintiler bölümünden EKLE yapılarak DAMGA vergisi kesinti eklenir. (0,00948)

8-ÖDEME EMRİ BELGESİ EKLERİnden

a) e-Arşiv fatura (kontrol edilmiştir. Kaşe imzalı)

b) Piyasa fiyat araştırma tutanağının taranmış hali

c) Muayene kabul tutanağının taranmış hali

d) Borcu yoktur yazısı  (kontrol edilmiştir. Kaşe imzalı)

eklenir.

9-KAYDET/HARCAMA YETKİLİSİ ONAYINA GÖNDER

10-HARCAMA YETKİLİSİ TARAFINDAN E-İMZA İLE İMZALANIP MUHASABEYE GÖNDERİLİR.

Temizlik ve kırtasiye ödemeleri 2022-2023 eğitim öğretim yılından itibaren okul müdürlükleri tarafından harcama yapılacak şekilde düzenleme yapılmıştır. Bu bağlamda okulların mal ve hizmet alımlarını doğrudan temin ile almalarına yönelik yapılacakları basit bir şekilde açıklamaya çalıştık. 

Öncelikle Taşınır Kayıt Yetkilisi, MYS (kimlik yönetim sistemi) ve EKAP sistemine ait kullanıcı tanımlamalarının yapılması gerekmektedir. Bu kullanıcı tanımlamaları yapıldıktan sonra aşağıdaki aşamalara geçiş yapabilirsiniz.

Ödemelerin geldiği ve nerelere harcanması gerektiğini belirten analitik bütçe rehberine ulaşmak için tıklayınız. Gelen ödemeler bu rehber bağlamında sınıflandırılmakta ve gelen ödeme türüne göre harcama yapılabilmektedir. Örneğin temizlik için gelen ödenek ile kırtasiye ödemesi yapılamamaktadır.

Öncelikle gelen ödeneklerinizin miktarına göre bir ihtiyaç çizelgesi hazırlamanız gerekmektedir. 

1. EXCEL PROGRAMI İLE PİYASA ARAŞTIRMASI, YAKLAŞIK MALİYET CETVELİ VE MUAYANE KABUL İŞLEMLERİ YAPILIYOR.

Bundan sonra aşağıda yer alan excel programı ile 3 farklı firmadan KDV'siz fiyat teklifi almalısınız. Ancak gelen ödeneğe göre fiyat ayarlaması yapabilmeniz adına program KDV'li fiyatı da göstermektedir. 

Bu aşamadan sonra MYS V2 üzerinden "GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ" tarafından 

Harcama İşlemleri / Harcama İşlemleri / Harcama Ekle kısmından Ödeme Kaynak Türü, Ödeme Kaynak Alt Türü ile İşin Adı, İşin Tanımı ve Açıklama (Bu 3 bölüme örneğin TEMİZLİK MALZEMESİ ALIMI şeklinde yazıyoruz) kısımlarını dolduruyoruz.

Harcama Türü: MAL VE HİZMET ALIMI

Harcama Alt Türü: MAL ALIMI

Program Türü: 

Alt Program Türü: 

Faaliyet Türü: 

Alt Faaliyet Türü: 

Bu bölümleri de uygun şekilde dolduruyoruz. Sonra "YAKLAŞIK MALİYET HESAP ÇETVELİ"ni manuel olarak dolduruyoruz. Bunu doldurmadan da işlem yapılabiliyor. İsterseniz bu adımı atlayabilirsiniz. 

HARCAMA BİLGİLERİ bölümünden excel programından hesaplanan yaklaşık maliyeti KDV'siz olarak el ile giriyorsunuz. Diğer bilgileri de dolduruyorsunuz.

HARCAMADA GÖREVLİ KİŞİLER bölümünde harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisini giriyorsunuz. TCKN ile aratarak...

HARCAMA EKLE diyerek bu bölümü tamamlıyorsunuz.

DOĞRUDAN TEMİN EXCEL PROGRAMINI indirmek için tıklayınız.

En uygun fiyatı veren firmadan ürünleri faturası ile birlikte muayene ve kabul komisyonunca teslim almalısınız. Daha sonra size gelen faturadaki ürünleri TKYS'ye giriş yapmalısınız. TKYS ye girişte taşınır kod listesine uygun giriş yapılmalıdır. Tutarsız girişlerde uygun olmayan ödenek durumlarından ötürü dosyanın iadesi olabilir.

2. TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİ

Taşınır mal işlemleri / Giriş işlemleri / Satın alma / Taşınır işlem fişi / Malzeme ekle / Model bilgisini yazıyor ve aramaya basıyoruz. (örn. kağıt yazıp uygun seçeneği işaretliyoruz.)

Buradaki ürünleri TAŞINIR KOD LİSTESİNDEN kontrol etmenizde yarar var. Bazen TKYS sisteminde yer alan ürünler hatalı kayıt edilmiş olabiliyor. Bu hata yüzünden gelen ödeneğe uygun olmayan ürün alımına neden olabilir. Bu yüzden TAŞINIR KOD LİSTESİNDEN uygun olanı seçmelisiniz.

Malzeme ekle / (asgari miktar=0 giriliyor.) / Kaydet / İşlem ölçü birimi (adet) / miktarı / KDV'siz tutar / Ambar adı / Kaydet

(Birden fazla ürün olması durumunda tek tek giriş yapılmalıdır.)

Dayanağı belge = Fatura numarası / Geliş yeri = ürünü aldığımı şirket

Toplam tutar = Kdv dahil tutardır.

Kaydet / Tamam / Onaylama işlemleri / Rapor gösterden kontrol edilir / Onayla / Yazıdır (3 ad.)

Onaylı Taşınır işlem fişleri / Yapılan TİF şeçilir / VİF oluştur ve gönder / Evet / Tamam

3. MYS SİSTEMİNE GİRİŞ YAPILIR.

MYS / Gerçekleştirme görevlisi / Harcama işlemleri / Yeni harcama /

Ödeme kaynağı türü (Merkezi yönetim) / Ödeme alt kaynağı / İşin adı (Mal ve malzeme alımı / 

İşin tanımı (Temizlik malzemesi alımı) / ÖEB açıklaması (Cumhuriyet ilkokulu temizlik malzemesi alımı) /

Harcama türü = Mal ve hizmet alımı / Alt türü = Taşınır mal alımı

Bütçe tertibi - Kullanılabilir ödenek / Ekle / Ödenek sorgula / Ön ödeme türü (yok) / Herkes görsün

Kaydet / İleri / Yaklaşık maliyet girişini şimdi yapmadan ileri diyoruz. / İleri / 

Miktar = 1 = adet / Hukuki dayanak "4734 Sayılı Kanunun 22/d maddesi" / 

Yaklaşık maliyeti excel çizelgesinden el ile yazıyoruz (Yaklaşık maliyeti buradan el ile giriyoruz.) / Gerçekleştirme usulü = Doğrudan temin / 

Gerekçesi = "4734 Sayılı Kanunun 22/d maddesi" / Kaydet / İleri / İleri 

Onay belgesi oluşturuldu. / Onaya gönder

4. HARCAMA YETKİLİSİ TARAFINDAN GİRİŞ YAPILIR.

Harcama yönetimi / Harcamalar / İlgili harcama seçilir / Görüntüle / Onayla / Yazdır (2 ad.)

5. TEKRAR GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ TARAFINDAN GİRİŞ YAPILIR.

Harcama işlemleri / Varlık işlemleri / VİF listesi / ilgili VİF seçilir / İlişkilendir

Harcama yönetimi / Harcamalar / Görüntüle / Ödeme emri belgesi oluştur / Kaydet / Kaydet / İleri

Ödeme kalemleri / Bütçe tertibinden uygun olan seçilir / Detay ekle / Kesinti ekle / 

Bu bölümde "Hak Sahibi Bilgileri" kontrol edilir. İBAN numarası faturadaki ile karşılaştırılır ve kontrol edilir. Gerekiyorsa İBAN numarasında güncelleme yapılabilir.

Burada gelen ödeneğin "40.149.423.292.13.68.01.03.02" den gelen ödeneğin hangi alt kaleme harcanacağı önelidir. Burada analitik bütçe rehberinden yararlanacağız. 

Örneğin rehberin 357. sayfasında  "03.02.20.02 Temizlik Malzemesi Alımları" bölümünde "Sabun, deterjan ve temizlikte kullanılan kimyevi maddeler ile bu amaçlarla kullanılmak üzere alınan (diş macunu, diş fırçası, kova, fırça, paspas gibi) her türlü temizlik madde ve malzeme alım bedelleri bu bölüme gider kaydedilecektir." 

Bu bölümün her alt birimi için ödenek ile tutarlı olan alt faaliyet numarası seçilir. Yukarıdaki örnekte açıklanmıştır. Daha sonra damga vergisi kesintisi uygulanacaktır.

Kesinti türü / Vergi / Damga vergisi / Resmi dairelerin mal ve hizmet alımlarına ilişkin ödemeler (avans dahil) .... / Hesapla / Otomatik / Fatura tutarı girilir (KDV hariç) (Damga vergisi KDV siz tutardan yapılacaktır.) / 

Damga vergisi oranı 0,0948 seçilir / Kaydet / Kaydet / Güncelle / İleri / Onaya gönder

6. HARCAMA YETKİLİSİ TARAFINDAN GİRİŞ YAPILIR.

Harcama yetkili / Harcamalar / ilgili harcama seçilir / Görüntüle / Onayla / Muhasebeye gönder / 

Yazdır (2 ad.)

Fatura (e-fatura dahi olsa kaşe ve imzalı olmalı), taşınır işlem fişi, piyasa araştırma tutanağı, muayene kabul belgesi, onay belgesi, teslim-tesellüm belgesi muhasebe müdürlüğüne gönderilir. Bu belgelerin birer örneği dosyada muhafaza edilir. Teslim edilecek ve hazırlanacak tüm evraklar DOĞRUDAN TEMİN OKUL PROGRAMINDA mevcuttur.

7. EKAP İŞLEMLERİ

EKAP hesabınız yoksa EKAP İdare Kaydı linkinden kayıt yapmanız gerekmektedir. 

Bütçe türü: Genel bütçe

Saymanlık - Kurumsal Kod: (Taşınır Kayıt Sistemi ve MYS de kurumunuza verilmiştir. Oradan temin edebilirsiniz.)

Bu şekilde kaydınızı tamamladıktan sonra oluşan protokolü yazdırıp imza ve mühürledikten sonra tarayıcıdan tek pdf dosyasında kayıt edip EKAP protokolünün son sayfasında belirtilen adrese kurumunuzun resmi ptt ile gönderebilirsiniz.

Kayıt esnasında yazmış olduğunuz kişisel mail adresinize kayıt ve aktivasyon ile ilgili bir dönüş gelecek ve bu aşamadan sonra EKAP sistemine giriş yapabileceksiniz.

NOTLAR:

• Sisteme kullanıcı eklemek için -> 
• Platform işlemleri / Kullanıcı ekleme bölümü üzerinden bilgiler doldurularak işlem yapılır. Gerekli rol ataması yapılır. Giriş yapacak memur için "Doğrudan Temin Satın Alma Sorumlusu" ve "İdare Standart Kullanıcı" rolleri verilebilir.
• Eski kullanıcıyı silmek için 
• Eski platform sorumlusu sisteme giriş yapar. Platform işlemleri / Kullanıcı ekleme bölümünden yeni bir kişiyi tanımlayarak "platform sorumlumusu" rolü verir. Eklenen yeni kullanıcı kendi hesabından sisteme giriş yapar ve değişen sorumlu için "kullanıcılarım" menüsünü seçip hesabı "kapalı" konum getirir.
• Sisteme birden fazla platform sorumlusu ve kullanıcı eklenebilmektedir.
• Ürünler alındıktan 15 gün içerisinde EKAP'a girilmesi gerekmektedir.

EKAP HESABI ÜZERİNDEN DOĞRUDAN TEMİN İLE ALINAN İŞLEMLERİN KAYDINI YAPMAK İÇİN

Doğrudan Temin / Doğrudan Temin Kayıt 

Kapsam: 4734

Maddesi: 22/d

Türü: Mal

Adı: Temizlik malzemesi

Duyuru: HAYIR

Yılı: 20**

Tıbbi cihaz alımı mı: Hayır / -> İleri

İhtiyaç Listesi ekranından / Yeni

Gerçek-Tüzel Kişi Bilgileri (Satın alınan kişiye ait vergi numarası girilir)

Kaydet /

Kalem Ekle (Alınan ürün adı arama yapılarak uygun olan bulunur.)

Seçilen kalemi aktar. / (Ürün açıklaması örn: ultra yoğun çamaşır suyu 30 kg)

Miktarı girilir: örn. 5 ad.

Toplam fiyatı KDV'siz girilir.

İstekli : Satın aldığımız yer seçilir.

Bu şekilde faturada yer alan tüm ürünler için aynı işlem yapılır.

Sonra

Sözleşme imzalanacak mı? / Hayır

Alım tarihi: fatura tarihi

Kaydet ve sonuç bilgilerini gönder / Evet / Doğrudan Temin Bilgileri / İndir

Gelen word belgesinin çıktısı alınabilir ve dosyada muhafaza edilebilir. Hata yapıldıysa 30 gün içinde "Doğrudan Temini Geri Al" ile düzeltilebilir.

Önceki kayıtları aramak için

Doğrudan temin / Doğrudan temin işlemleri üzerinden yapılabilir.

8. MEBBİS İŞLEMLERİ

Kurumsal Mebbis / Mal,Hizmet ve Yapım Harcamaları Modülü üzerinden her ayın 1 - 10 arası geçmiş aya yönelik veri girişi yapılacaktır. Eğer alım yapılmadıysa bile giriş yapılıp kayıt edilecektir. Buradaki faturada geçen tutarlar giriş yapılır.